Excelで管理資料を作る
情報共有のメリット
- 個人が持っているノウハウをみんなが共有できる。
- 教育時間を短縮できる。
- 瞬時に自分の求める情報が手に入る。
もっと効率よく情報共有をしたい！3つのポイントでサクッと効率化 - 生産性を向上させる情報共有ツール - キータチーム（Qiita:Team）
エクセルでの案件情報共有のメリットデメリット
メリット
- 誰でも使える・使いこなせる
- 自由に改変できる
デメリット
- 更新のタイムラグが発生してしまう
→即時性が求められる場合には、スプレッドシートや情報共有ツールを使うことが推奨される。
Excelから脱却！成果につながる「案件管理」のあるべき姿とは？
エクセルの管理資料の分類
- ガントチャート
- タスク管理表
- スケジュール
いいかんじのテンプレートがあるところ
Microsoftの公式テンプレート集 Office templates & themes
Outlookの便利な使い方
ネットで調べたOutlookの便利な使い方を軽く紹介
おすすめの設定
・メールの振り分け/仕分けを設定する。
「ルール」-「仕分けルールの作成」
・注目したい差出人の表示
「表示」-「ビューの変更」-「条件つき書式」
ショートカット集
・新規メールの作成
Ctrl＋Shift＋M、もしくはCtrl＋N
・メールの送信
Alt＋S、もしくはCtrl+Enter
・届いたメールを開く
Ctrl＋O
・メールに返信する
Ctrl＋R
・メールに返信する(全員に返信する)
Ctrl＋Shift＋R
・転送する
Ctrl＋F
・メール画面の表示
Ctrl＋1
・予定表画面の表示
Ctrl＋2
・次のメールを開く
Ctrl＋＞
・前のメールを開く
Ctrl＋＜
・既読にする
Ctrl＋Q
・未読にする
Ctrl＋U
・標準書式で統一
Ctrl＋Space
・辞書登録
Ctrl＋F7
・メールから会議招集(メールの宛先がそのまま出席者になる)
Ctrl＋Alt＋R
定型文の作り方
新規メールに、定型文にしたい内容を記載し、範囲選択
「挿入」タブの「クイックパーツ」から「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリック
「名前」に定型文を呼び出すときの「単語」を入力
検索
Ctrl+Eで検索タブの表示
「詳細」から「件名」や「差出人」からの検索が可能
これは、複数条件のAND検索も可能
パソコンスキルの教科書 – 仕事ができるようになるスキルをお届け
読んだメールは削除しないがベター
「アーカイブ」というフォルダを作成して、読んだメールはその中に入れる。
→削除してもいいかという判断を挟まないようにするため
1回設定しただけで仕事がすごく速くなる「Outlookのカスタマイズ法」 | アウトルック最速仕事術 | ダイヤモンド・オンライン
クイック操作の設定
「ホーム」タブ-「クイック操作」-「新規作成」
例えば、先ほど作成したアーカイブフォルダへの移動がショートカットでできるようになる。
1回設定しただけで仕事がすごく速くなる「Outlookのカスタマイズ法」 | アウトルック最速仕事術 | ダイヤモンド・オンライン
起動時の表示フォルダを設定する
「オプション」-「詳細設定」-「Outllokの開始と終了」
そこで、「Outlookの起動時に表示するフォルダー」でフォルダを指定する。
会議案内のテンプレート
会議招集画面の宛先に会議室を全部入れる。
「名前を付けて保存」→ファイルの種類を「.oft」にする。
.oftはテンプレートファイルで、ファイルのデータをもとに新しいメッセージを作成する。
ピボットテーブル
Excelのピボットテーブル機能を軽く紹介。
概要・ユースケース
大量のデータをもとに、さまざまな集計を行ったり、分析したりできる機能
大量データを、項目別に集計したり、項目を入れ替えたりできる。
使い方
事前準備として、表をテーブルに変換する(「挿入」タブの「テーブル」もしくはCtrl+T)
「挿入」タブ-「ピボットテーブル」
ウィンドウが出てくるので該当のテーブルを選択して「OK」
各項目を「行」「列」「値」にドラッグする
出典
【Excel】ピボットテーブルって何に使うの？エクセルで大量のデータを効率よく集計・分析するテク - いまさら聞けないExcelの使い方講座 - 窓の杜
スライサー
Excelのスライサーの機能を軽く紹介。
概要・ユースケース
1クリックで直観的にデータを抽出できる。
つまり、オートフィルタよりも簡単に視覚的にフィルタをかけることができる。
使い方
事前準備として、表をテーブルに変換する(「挿入」タブの「テーブル」もしくは、Ctrl＋T)
「デザイン」タブ-「スライサーの挿入」
抽出条件に使う項目を選択
シートに戻ると、表示されている小さなウィンドウが「スライサー」
複数条件も抽出可能
出典
【Excel】オートフィルターより超便利！ エクセルでのデータ絞り込みが格段にラクになるスライサー活用テク - いまさら聞けないExcelの使い方講座 - 窓の杜
Excelの便利な使い方2
ショートカット
- セルの挿入
Ctrl+Shift+＋
- セルの削除
Ctrl+ー
- やり直す
Ctrl+Y
- 置換
Ctrl+H
- 上のセルをコピペ
Ctrl＋D
- 左のセルをコピペ
Ctrl+R
- 列全体を選択
Ctrl+Space
- 行全体を選択
Shift+Space
※ただし、IMEの設定によっては、Shift+Spaceで「 (空白)」が入力される設定になっている場合もあるので、その場合は、IMEの設定を変更する。
【Excel】なぜかショートカットキーで行全体を選択できない！エクセルで［Shift］＋［Space］キーが効かなくなった際の対処法 - いまさら聞けないExcelの使い方講座 - 窓の杜
複数のセルに値を同時入力
- 入力したいセルを選択(ShiftでもCtrlでも)
- 入力したい文字列を入力する。
- Ctrl+Enterを押すと、選択したすべてのセルに反映される
Excelの便利な使い方
アウトライン
列や行をボタンで表示/非表示する方法
「データ」タブ-「グループ化」
0を非表示にしたいとき
数式の結果で、空白が0になってしまうときの対処法
表示形式を「#;-#;"";@」にする
図が重くなったとき
図が重たくなったときは、圧縮が効果的。
「図ツール」の「書式」タブ-「図の圧縮」
推奨の解像度は電子メール用サイズ
関数の入力を省略
関数の候補がでてきたら、↑↓で選択して、Tabを押下する。
ショートカット
- 置換のショートカット
Ctrl＋H
- エクセルで改行を表す
Ctrl+J
- セルの書式設定
Ctrl＋１
関数
- ふりがなをつける
PHONETIC
