Outlookの便利な使い方
ネットで調べたOutlookの便利な使い方を軽く紹介
おすすめの設定
・メールの振り分け/仕分けを設定する。
「ルール」-「仕分けルールの作成」
・注目したい差出人の表示
「表示」-「ビューの変更」-「条件つき書式」
ショートカット集
・新規メールの作成
Ctrl＋Shift＋M、もしくはCtrl＋N
・メールの送信
Alt＋S、もしくはCtrl+Enter
・届いたメールを開く
Ctrl＋O
・メールに返信する
Ctrl＋R
・メールに返信する(全員に返信する)
Ctrl＋Shift＋R
・転送する
Ctrl＋F
・メール画面の表示
Ctrl＋1
・予定表画面の表示
Ctrl＋2
・次のメールを開く
Ctrl＋＞
・前のメールを開く
Ctrl＋＜
・既読にする
Ctrl＋Q
・未読にする
Ctrl＋U
・標準書式で統一
Ctrl＋Space
・辞書登録
Ctrl＋F7
・メールから会議招集(メールの宛先がそのまま出席者になる)
Ctrl＋Alt＋R
定型文の作り方
新規メールに、定型文にしたい内容を記載し、範囲選択
「挿入」タブの「クイックパーツ」から「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリック
「名前」に定型文を呼び出すときの「単語」を入力
検索
Ctrl+Eで検索タブの表示
「詳細」から「件名」や「差出人」からの検索が可能
これは、複数条件のAND検索も可能
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読んだメールは削除しないがベター
「アーカイブ」というフォルダを作成して、読んだメールはその中に入れる。
→削除してもいいかという判断を挟まないようにするため
1回設定しただけで仕事がすごく速くなる「Outlookのカスタマイズ法」 | アウトルック最速仕事術 | ダイヤモンド・オンライン
クイック操作の設定
「ホーム」タブ-「クイック操作」-「新規作成」
例えば、先ほど作成したアーカイブフォルダへの移動がショートカットでできるようになる。
1回設定しただけで仕事がすごく速くなる「Outlookのカスタマイズ法」 | アウトルック最速仕事術 | ダイヤモンド・オンライン
起動時の表示フォルダを設定する
「オプション」-「詳細設定」-「Outllokの開始と終了」
そこで、「Outlookの起動時に表示するフォルダー」でフォルダを指定する。
会議案内のテンプレート
会議招集画面の宛先に会議室を全部入れる。
「名前を付けて保存」→ファイルの種類を「.oft」にする。
.oftはテンプレートファイルで、ファイルのデータをもとに新しいメッセージを作成する。
